#44: Compliance-Bootcamp: Schlank. Wirksam. Compliance im Mittelstand

00:00:00: Diese Folge ist Powered by Dico, dem Deutschen Institut für Compliance.

00:00:12: Die Personen und Menschen die im Mittelstand Compliance übernehmen haben ja in der Regel einen anderen Job und machen dann Compliance als Add-on.

00:00:20: Und das ist vielleicht eine Herausforderung dass es zusätzliche Arbeit ist, dass man vielleicht da auch an der einen oder anderen Stelle den Fokus verliert...

00:00:29: ...und im Mittelstand spielen hingegen persönliche Kommunikation Vertrauen Unternehmenskultur eine viel größere Rolle.

00:00:36: Also diese Unterschiede sind wichtig, weil sie letztendlich auch gestimmen wie Compliance

00:00:40: funktionieren muss.

00:00:44: Herzlich willkommen zu einem neuen Compliance Bootcamp von Code of Sea dem True Compliance Podcast von Loup!

00:00:50: Hier sprechen wir über Compliance aus der Praxis für die Praxis.

00:00:53: Mein Name ist Martin Rechizeder Ich bin Compliance Officer ich bin Mitgründer von Lup und für die nächsten Minuten ihr Gastgeber.

00:01:00: In der heutigen Folge widmen wir uns den Herausforderungen von Compliance im sogenannten Mittelstand und darum leuten wir mit dieser Folge auch, denn Diko Mittelstandstag am sechsten Mai in Nürnberg ein.

00:01:11: Und beim Diko-Mittelstandstag in Nürenberg wird man auch meinen heutigen Gast treffen!

00:01:17: Ich freue mich ganz besonders, Jörg Hübner, Leiter Recht und Chief Compliance Officer der Deutsche Messe ergeben mir begrüßen zu dürfen.

00:01:25: Lieber Jörgg, schön dass du heute mein Gast bist.

00:01:28: Hallo Martin, ich freue mich auch.

00:01:29: Vielen Dank für die Einladung!

00:01:31: Sehr gerne, sehr gern.

00:01:32: Lieber Jörg, bevor wir in das heutige Thema Schlank Wirksam-Komplex im Mittelstand einsteigen, wechseln wir noch ganz kurz in unsere Code of C Empfehlungsrunde.

00:01:46: In der Empfehlungsrunde gibt es ja in der Regel immer eine persönliche Empfehlung von mir.

00:01:50: In den Diko folgen da Gebührt diese Ehre jedoch meinen Gästen, lieber Jörgg was hast du unseren Zuhörerinnen und Zuhören mitgebracht?

00:01:59: Ja, danke Martin.

00:02:00: Also ich empfehle natürlich ganz ausdrücklich die Teilnahme am diesjährigen zweiten DECO-Mittelstandstag am sechsten Mai in Nürnberg im Ringhotel Lüws Merkur.

00:02:11: Wir haben dort tolle Themen aufbereitet vom Mittelstand für den Mittelstand praxisnah und hoffen auf rege Teilnahme!

00:02:19: Super wunderbar.

00:02:20: Du sitzt ja selbst auf einem Panel, magst du verraten zu welchem Thema du am Panel sitzt?

00:02:24: Ja

00:02:25: ich sitze zum Best Practice Talk Compliance sichtbar machen im Unternehmen und das ist genau ein wichtiger Punkt weil nur so kann man Compliance auch tatsächlich umsetzen im Unternehmen Und von daher wird das sicherlich eine spannende Runde mit spannenden Gästen

00:02:42: hervorragend.

00:02:43: Also da geht es dann ganz stark auch um die Wirksamkeit von Compliance und das ist eigentlich schon eine perfekte Überleitung.

00:02:48: in unserer Folge, wir werden deine Empfehlungen natürlich in den Shownots verlinken und weitere Informationen findet man natürlich auf der Diko Homepage.

00:03:02: Wenn wir vom Mittelstand sprechen, dann gibt's ja oft einen Unterschied zwischen Mittelstand in Österreich und Mittelstand im Deutschland.

00:03:12: Was Mittelstand in Deutschland ist, ist oft schon Großkonzern in Österreich.

00:03:17: Ich würde sagen ich bin nicht in einem großen Konzern, aber nach deutschen Maßstäben ein Mittelstand mit dem Unternehmen, in dem ich Compliance Officer bin.

00:03:29: Wir haben ungefähr viertausend, sechshundert, viertausend, siebenhundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind international tätig und dennoch habe ich festgestellt dass der Jörg nahe zu dieselben Strukturen haben in der Form, wie wir Kompleienz im Unternehmen auch implementieren.

00:03:44: Und da stellt sich mir immer die Frage... Compliance im Mittelstand auch sichtbar macht, wie man Compliance effizient und effektiv verankert im Unternehmen.

00:03:56: Weil unsere Aufgabe als Compliance-Office ist es ja nicht perfekt zu sein, unsere Aufgabe ist es wirksam zu sein.

00:04:02: Und darum ist die heutige Folge – insbesondere wenn's um den Mittelstand geht!

00:04:06: Auch ein kleiner Shoutout für die Wirksamkeit von Compliance in Unternehmen im Mittelstand.

00:04:11: Da habe ich schon die erste Frage für dich lieber Jörg Braucht der Mittelstand denn überhaupt Compliance oder reicht da vielleicht sogar der gesunde Hausverstand?

00:04:21: Ja, der Mittelstand braucht Compliance.

00:04:24: Denn ohne klare Regeln hängt der gesunder Hausverstanden wie du es so schön gesagt hast allein an einzelnen Personen die diesen Glauben verkörpern zu können häufig ja der Geschäftsführer oder der Eigentümer.

00:04:36: und wenn diese Person alleine entscheidet was wichtig ist fehlt aus meiner Sicht dem Unternehmen eine stabile Orientierung Und diese Orientierung schafft Compliance.

00:04:46: Denn Compliance ist kein Selbstweg und auch kein Bürokratieinstrument, sondern immer Teil verantwortungsvoller Unternehmensführung und soll ja am Ende dabei helfen, Entscheidungen nachvollziehbar und verlässlich zu treffen.

00:04:59: Außerdem schafft der Compliance auf Vertrauen bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern und in der Öffentlichkeit.

00:05:05: Also wenn man es zusammenfasst kann man sagen Der Hausverstand ist zwar wichtig Gehört in der Regel aber nur einer Person und Compliance gehört dem gesamten Unternehmen.

00:05:18: Das ist richtig super!

00:05:21: Weil ich sage ja immer für gute Compliance brauche ich drei Dinge, ein Hausverstand, ein Bauchgefühl und einen richtig eingenordeten moralischen Kompass.

00:05:28: Und das betrifft mich als Einzelpersonen, weil jeder für Compliance verantwortlich ist.

00:05:34: Aber bei der Frage brauche ich als Organisation Compliance, ist das natürlich großartig weil da gehört Compliance tatsächlich der Organisation.

00:05:41: und was du so wunderbar beschrieben hast ist dass wir als Compliance Struktur geben Orientierung auch geben.

00:05:49: Und in Wahrheit wenn ich das jetzt ein bisschen übersetzt sind wir schon ein bisschen ein Motor Für den Erfolg des Unternehmens.

00:05:56: Und jetzt ist es, jetzt setzt sie natürlich mit der zweiten Frage da auf.

00:06:01: Was unterscheidet jetzt deiner Meinung nach Mittelstand strukturell von den Konzernen?

00:06:06: Weil der Konzern hat ja in Wahrheit braucht ja Compliance und macht's auch nicht aus einem selben Zweck.

00:06:10: aber was ist für dich der Unterschied?

00:06:14: Also der größte struktuelle Unterschied ist aus meiner Sicht die Nähe von Entscheidung und Verantwortung Denn im Mittelstand sitzen die Inschalter ja oft sehr nah selber am operativen Geschäft, gerade bei kleineren mittelständischen Unternehmen.

00:06:28: Wo der Geschäftsführer sehr tief in das operative Geschäft eingebunden ist und die eigenen Prozesse sehr gut kennt.

00:06:36: Der zweite Unterschied sind deutlich kürzere Entscheidungswege.

00:06:40: Konzerne funktionieren stark über Prozisse, Gremien, Hierarchien... Und im Mittelstand hingegen wären Entscheidungen häufig viel direkter und schneller getroffen.

00:06:51: Der dritte Punkt ist die geringere Formalisierung.

00:06:55: Konzerne arbeiten ja mit sehr ausgeprägten Regelwerken, manchmal auch überladenden Regelwerke, Polices-Kontrollsysteme hoch und runter.

00:07:04: Und im Mittelstand spielen hingegen persönliche Kommunikation vertrauene Unternehmenskultur eine viel größere Rolle.

00:07:13: Diese Unterschiede sind wichtig weil sie letztendlich auch gestimmen wie Compliance funktionieren muss.

00:07:20: Das nehme ich, insbesondere vielleicht können wir damit auch mit deinen Ausführungen auch Kolleginnen und Kollegen ein bisschen die Angst nehmen in Mittelstand vor dem Thema Compliance.

00:07:29: Weil Compliance ist schon immer auch das was ich selbst daraus mache.

00:07:33: wenn ich nämlich, wenn ich Compliance verstehe als reine Bürokratie und Prozess Monster schaffe dann mach' ich das ja nicht weil mir das jemand anschafft dann mache ich das, weil ich auf möglicherweise intrinsische Motivation habe und Compliance nur der Compliance-Wegen mache.

00:07:51: Und da hacke ich kurz ein, weil du auch von den Entscheidungswegen sprichst – vom Kurzen!

00:07:57: Das erkenne ich aus meiner eigenen Praxis, da bin ich zu hundert Prozent bei dir, dass das sicher ein Vorteil von Compliance im Mittelstand ist, dass wir näher an den Entscheidungen sind, insbesondere, weil wir wirklich unsere Legitimation nicht von der Regel sondern vom Business ableiten.

00:08:14: Und je näher wir als Compliance-Office beim Business sind und das ist im Mittelstand vermutlich, gelingt uns das ein bisschen besser.

00:08:24: Insofern ist es glaube ich auch ein wunderbarer Showdown für Compliance im Mittel stand weil wir eine unmittelbare Wirkung haben in den Erfolg der Geschäfte also auch in die Entscheidungen weil wir viel näher dran sind.

00:08:36: Also ich glaub wie du das beschrieben hast, ich glaub dass es tatsächlich mitunter ein Grund warum Compliance wirklich erfolgreich sein kann, weil wir näher an Entscheidungen sind.

00:08:48: Jetzt hast du aber vorhin noch gesprochen von den Eigentümerinnen und Eigentümern bzw.

00:08:53: von der Geschäftsführung wo im Mittelstand ja sehr viel Verantwortung auf der Person selbst auch liegt.

00:08:58: Was nicht heißt dass es nicht in einem Großkonzern auch so ist?

00:09:01: Aber zumindest diese Struktur die Compliance übernehmen kann, liegt sehr oft bei den Personen selbst.

00:09:07: Wie wirkt sie denn aus deiner Sicht jetzt die Eigentühmersstruktur auf Compliance aus?

00:09:14: Die hat definitiv Einfluss auf Compliance, nicht unbedingt darauf ob man Compliance braucht sondern welche Erwartungen an das Unternehmen gestellt werden.

00:09:24: Also beispielsweise wenn ein Unternehmen öffentliche Anteilseignal zu wie die deutsche Messer geht Stadt und Land dann steht es natürlich viel stärker am öffentlichen Blickfeld.

00:09:33: Dann geht es eben nicht nur um rechtliche Anforderungen, sondern auch viel um Transparenz, Vorbildfunktionen und Unterumstände.

00:09:39: Auch um den verantwortungsvollen Umgang mit öffentlichem Mittel.

00:09:43: Und im Gegensatz dazu in familiengeführten Unternehmen können die Erwartung anders gelagert sein, stärker unternehmerisch oder auf Wachstums orientiert.

00:09:53: Man kann also zusammenfassen, könnte man sagen, die Eigentümer-Struktur verändert nicht die Regeln aber sie verändert die Erwartungen.

00:10:00: Da könnte man das zusammenfassend

00:10:02: Das stimmt.

00:10:02: Jetzt haben wir vorhin ja drüber gesprochen, eigentlich wenn ich so ein bisschen reflektiere mit diesen Shout-Out den wir machen für Compliance im Mittelstand klingt das an der einen oder anderen Stelle auch wie ein Winterwunderland.

00:10:13: also die Hebeln die wir haben, die Nähe zu den Entscheidungen, die Nähe zu den Entscheiderinnen und Entscheidern Auch da die Kenntnisse der Prozesse die man als Compliance & Legal in unserem Fall jetzt hat Und ich möchte nicht dass das so gelingt als wäre es so einfach Oder wird das einfach auch so passieren?

00:10:34: Also die Komplexarbeit ist ja gerade auch im Mittelstand, wenn wir uns selbst um die Prozesse kümmern müssen und die Strukturen kümern müssen.

00:10:42: Du hast jetzt auch von unterschiedlichen Erwartungshaltungen gesprochen.

00:10:44: Möchte ich vielleicht nur ganz kurz darauf eingehen welche Herausforderungen Deiner Meinung nach im Mittelstand eigentlich haben für die Rolle als Compliance Officer.

00:10:54: Welche Herausforderungen siehst du da?

00:10:55: Ja, so zentrale Herausforderung aus meiner Sicht ist das wir natürlich mit begrenzten personellen Ressourcen trotzdem wirksame Compliance organisieren müssen.

00:11:05: So und das sind natürlich die absolut größte Herausforderungen und deswegen muss man auf meiner Sicht vor allem pragmatischen Ansatz verfolgen.

00:11:13: Also, da kommen wir dann auch zu dem Thema was wir denn auf den Mittelstandstag haben nämlich Compliance im Unternehmen aus Sichtbarer zu machen.

00:11:20: Deswegen werde ich hier an dieser Stelle nicht vorgreifen deswegen bitte zum Mittelstandstag kommen und zudem sollte Compliance so gestaltet werden das Entscheidung unterstützt und gleichzeitig auch dafür sorgen dass man halt Entscheidungen auch richtig sicher treffen kann.

00:11:36: Ohne, und das ist das ganz Wichtige, ohne dabei das Unternehmen auszubremsen.

00:11:40: Weil häufig kommt ja immer der Vorwurf gerade aus dem Vertriebsbereich dann dass er alles nicht praktikabel.

00:11:45: wenn wir das alles so machen würden können wir gar nichts mehr verkaufen.

00:11:48: Und dafür muss man natürlich erstmal Verständnis schaffen, dass das natürlich nicht ausgebremst werden soll sondern man möchte natürlich gleich mal die eine Flange bieten und eine Rechtssicherheit geben, in welchem Bereich man sich bewegen kann und trotzdem verkaufen kann.

00:12:08: Also wenn ich über Herausforderungen nachdenke dann fällt mir sofort auf unsere Rolle.

00:12:18: Du lebst ja in derselben Realität wie ich du leitest ja recht und bist zugleich Compliance Officer das heißt die fehlende Funktion Trennung eigentlich ist schon eine Herausforderung, weil wir natürlich auch in unserem tagtäglichen Tun andere Hüte aufsetzen müssen je nachdem in welchem Bereich oder welchen Fokus wir gerade setzen.

00:12:38: Und das ist natürlich auch eine Herausforderungen mit denen andere Kolleginnen und Kollegen zu kämpfen haben.

00:12:46: nicht zu wissen entsteht daraus vielleicht ein Interessenskonflikt?

00:12:51: und wenn ja, wie löse ich diese Interessen konflikte?

00:12:53: Und jetzt ist ja nicht Compliance etwas das einfach so von selbst passiert sondern Compliance erfordert ja wirklich viel Arbeit und auch intrinsische Motivation.

00:13:02: Das erforderte aber der Daily Job als Leitung einer Rechtsabteilung genauso oder als normaler Jurist-Juristin in einer RechtsAbteilung.

00:13:10: Oder wenn wir jetzt die Compliance Organisation auch nicht in der Rechtsabteilung ansiedeln, sondern woanders – die Personen und Menschen, die im Mittelstand Compliance übernehmen haben ja in der Regel einen anderen Job und machen dann Compliance als Add on!

00:13:24: Und das ist vielleicht eine Herausforderung, dass es zusätzliche Arbeit ist, dass man vielleicht da auch an der einen oder anderen Stelle den Fokus verliert in der Priorisierung vielleicht compliance nachrangig priorisiert, weil das Tagesgeschäft vielleicht eher brennt.

00:13:42: Weil da setzt sie wieder an bei dem was du sagst beim Vertrieb, weil der Vertrieb sagt bevor ich mich jetzt um die Regel kümmere kümme ich mich lieber um den Vertrag.

00:13:48: also kümmert dich bitte im Vertrag damit wir das unterschreiben können bevor wir über Richtlinie XY sprechen und dass glaube da das richtige Mittelmaß zu finden und zu lernen, wie wir richtig priorisieren.

00:14:01: Das ist eine Herausforderung.

00:14:03: Da werden wir vielleicht nur ganz kurz auch dann über die Lösungen sprechen, wie man das vielleicht auch auflösen kann.

00:14:09: Und was ja als zweite Herausforderung aus meiner eigenen Praxis noch kennen ist ... Wir kennen uns eh alle Mentalität.

00:14:19: Beziehungsmanagement ist sehr wichtig in der Compliance und ist für mich eines der wichtigsten Aufgaben, die wir haben.

00:14:25: Und das kann aber auch ein Risiko sein, insbesondere dann wenn die Funktion noch nicht getrennt ist.

00:14:31: Weil ich aufgrund der Nähe, die ich habe, aufgrund meines Dailyjobs... eine andere Beziehung zu den Kolleginnen und Kollegen habe.

00:14:37: Und da kann es dann vielleicht auch schon einmal passieren, dass eine Meldung kommt nicht über das Hinweissgebersystem sondern in der Kaffeeküche und man dann sagt, das regeln wir jetzt aber ohne Hinweisgebersystem.

00:14:49: Sondern ich wollte dir das nur sagen, aber damit brauchst du eh nichts tun!

00:14:52: Das ist natürlich in einem Unternehmen das nicht strenge Strukturen hat, das nicht wie ein Konzern organisiert ist, das vielleicht wirklich Mittelstand im Sinne eines wirklichen Mittelstands auch ist.

00:15:01: Da kann diese Nähe Fluch und Segen zugleich sein.

00:15:05: Und das ist vielleicht eine Herausforderung, die auch viele Kolleginnen und Kollegen nur am Tisch haben.

00:15:09: Aber jetzt haben wir über Herausforderungen geredet – ich habe es schon angekündigt!

00:15:13: Lieber Jörg, ich würde gerne mit dir insbesondere über das Lösen dieser Herausforderungen sprechen.

00:15:19: Wie löst du die Herausforderungen, die du selbst am Tisch hast?

00:15:23: Nein, gute Frage.

00:15:25: Ich würde das mal drei Dinge hauptsächlich lösen.

00:15:28: Punkt eins, Kragmatismus.

00:15:30: Das ist ja schon angeklungen.

00:15:31: Im Mittelstand funktionieren keine überkomplexen Regelwerke, Compliance muss im Mittelstand praktikabel sein und zum Unternehmen passen oder sehr viel.

00:15:40: Das Zweite ist frühe Kommunikation.

00:15:44: wenn Compliance immer erst am Ende dazu kommt es meistens schon zu spät.

00:15:48: das heißt man muss früh mit eingebunden sein und das schafft man natürlich nur indem man schon Vertrauen aufgebaut hat und dass man nicht abgeschreckt hat vor diesem Thema Sondern dass man das ist wieder dieses Thema was am zweiten Mittelstandstag natürlich auch zur Sprache kommt, komplett sichtbarer machen.

00:16:08: Wofür brauche ich das im Unternehmen?

00:16:09: Wenn die Mitarbeitenden wissen aha es wird tatsächlich... Ich weiß damit etwas anzufangen Dann ist das Vertrauen noch eher da und dann kommt man auch eher in die Kommunikation.

00:16:20: Das ist also ganz wichtig.

00:16:21: Und der dritte Punkt ist die Priorisierung.

00:16:24: Ah, das hattest du auch schon angesprochen.

00:16:26: Mit begrenzten Ressourcen kann man nicht alles gleichzeitig machen und deshalb konzentriere ich mich auf die Compliance-Risiken, die für das Unternehmen wirklich relevant sind.

00:16:34: Weil letztendlich gibt es ja einen riesigen bunten Blumenstrauß und da muss man natürlich die Punkte raussuchen, die wirklich für das Unternehmens-, dass man arbeitet auch relevant sind.

00:16:44: Natürlich gibt es auch andere drumherum aber man muss hier auf die wesentlichen konzentrierern sonst schafft man das nicht.

00:16:49: Das ist völlig richtig, ich sage immer Wenn nämlich alles wichtig ist, ist in Wahrheit nichts wichtig.

00:16:54: Und darum ist Priorisierung so relevant weil wir dann auch die Ressourcen richtig einsetzen können.

00:17:00: und das ist du hast es zu Beginn gesagt was eine Herausforderung ist vom Mittelstand oder was den Mittelstand vielleicht unterscheidet von Konzern.

00:17:06: Nämlich dass wir nicht so viele Ressursen haben für dieses Thema.

00:17:09: und ich bin völlig bei dir dass die Priorisierung relevant ist um diese Herausforderungen auch zu lösen weil wir nur wenn wir wissen was die größten Risiken sind wie unsere Ressurzen entsprechend einsetzen.

00:17:20: Und wenn ich jetzt vor Ressourcen spricht, möchte ich nur ganz kurz fragen.

00:17:23: Wie groß ist deine Organisation?

00:17:26: Bist du die Organisation oder hast du zumindest Menschen, die da vielleicht ein bisschen unterstützen?

00:17:31: Also ich habe eine Unterstützung für Compliance.

00:17:34: Insgesamt in der Rechtsabteilung sind wir zu sechs und eine Kollegin unterstützt mich bei Compliance also die Compliance-Koordinatoren.

00:17:43: Das ist super hilfreich!

00:17:44: Ich kenne genug Kolleginnen und Kollegen in diesem Bereich, die ganz alleine kämpfen müssen Und die beneide ich definitiv nicht und das ist gut, da Unterstützer immer an der Seite zu haben.

00:17:55: Absolut!

00:17:58: Ich habe ja viele Kolleginnen und Kollegen, die auch alleine sind... ...und wenn ich mit denen spreche, sagen Sie immer eine Lösung für mich ist,... ...dass sich auch ganz klar definiere wofür ich zuständig bin und wufür nicht.

00:18:10: Also dass man auch die Themengebiete in Bereich Compliance festlegt und sagt,... ..."Das ist ein

00:18:15: Compliance-Thema!".

00:18:17: Das ist nicht ein Thema der Compliance für das ich mich als Compliance-Officeer verantwortlich zeichne.

00:18:21: Darum ist es auch vielleicht zu relevant, wenn man das Thema Compliance schon ernst nimmt und in den Mittelstand reinbringt, auch zu sagen Ich mache das mit einer offiziellen Ernennung Und schreibt da mir auch rein Für was konkret ich auch verantwortliche bin.

00:18:34: Weil ansonsten du hast von dem bunten Blumenstrauß gesprochen.

00:18:37: Also wir haben einen bunten blumenstrauss an Risiken.

00:18:39: Wir haben aber auch einen bunte Blumenstrasse an Themen, für die sich in anderen Unternehmen Compliance Organisationen verantwortlicht zeichnen.

00:18:47: Da ist schon der erste Schritt, sich abzukoppeln und abzugrenzen.

00:18:52: Und zu sagen ich mach Compliance aber ich mache es nur für diese Themen weil für andere Themen muss sich jemand anderer verantwortlich zeichnen.

00:19:00: Wir sind ja nicht dafür da dass wir dann Compliance machen sondern wir sind ja dafür da das wir Anleiten einen Rahmen schaffen und auch gewisse Regelungen vorgeben.

00:19:08: und das machen wir nicht für jedes Thema so vielleicht offizielles Ernennungsschreiben, den Rahmen ganz klar abstecken.

00:19:15: Beim Risiko bin ich völlig bei dir sich auf die wesentlichsten Risiken konzentrieren mit den anderen Risiken lernen zu leben.

00:19:22: und da muss man sagen, da ist das die Nähe zum Business wieder so relevant wenn ich ja aus dem Business die relevanten Risiken dann auch erhalte.

00:19:29: Und du hast vorhin noch etwas ausgeführt Das triggert bei mir sofort etwas.

00:19:33: Du hast gesagt Wenn Compliance sofort eingebunden wird Dann spart das Ressourcen Und dann ist es so, dass wir am Ende nicht immer die Verhinderer sind.

00:19:42: Wenn Compliance da drauf kommt und sagt jetzt müssen wir aber nur etwas ändern was wieder einen zusätzlichen Aufwand bedeutet.

00:19:48: Das schriegert bei mir.

00:19:49: was?

00:19:49: weil ich ein großer Verfechter bin von Compliance bei Design.

00:19:53: Weil ich bin nicht ein Freund davon Compliance zu denken als Richtlinienmanagement sondern ich denke Compliance eigentlich in Prozessen.

00:20:02: Das ist für mich – und da wirst du mich als Kollege, als Leiter einer Rechtsabteilung verstehen.

00:20:08: Für mich ist ja kein Dokument, für mich ist ein Vertrag in meinem Prozess.

00:20:12: Und darum ist es so dass wir auch in der Compliance im Prozessen denken müssen.

00:20:16: Und das ist vielleicht eine Erleichterung für Kolleginnen und Kollegen im Mittelstand bei Prozessen andocken müssen.

00:20:24: Das heißt, sie müssen die Welt nicht neu erfinden.

00:20:26: Insbesondere im Mittelstand gibt es ja zum Glück weniger Prozesse als in Konzernen und diese Prozese können Sie sich aneignen.

00:20:33: Können Sie sich auch zu Eigen machen?

00:20:36: Und dort sollten Sie auch in weit auch andockern um Teil der Prozeste zu sein!

00:20:39: Dann bin ich völlig bedient dass es viel besser ist sich im Prozess stattzufinden als am Ende des Prozesses zu sagen das müssen wir jetzt aber leider ganz anders machen.

00:20:50: Insofern ist das, glaube ich auch ein guter Hebel um erfolgreich zu sein in der Compliance im Mittelstand wenn man nicht die Ressourcen hat dafür.

00:20:57: und das Thema Kommunikation sowieso.

00:21:01: Da würde mich nur interessieren, wie erfolgreich bist du bei der Kommunikation?

00:21:03: Weil das ist bei mir tatsächlich ein... Das bin ich nicht ganz so gut was die Kommunikierung betrifft und das ist jetzt vielleicht ein bisschen irritierend weil ich einen Podcast habe.

00:21:13: Aber im Unternehmen regelmäßig über Compliance zu kommunizieren, das gelingt mir nicht in der Form, wie ich mir das gerne wünschen würde.

00:21:21: Darum würde mich interessieren wie gestaltest Du Kommunikations von Compliance im Unternehmen?

00:21:27: Ja, ohne jetzt wie gesagt zu weit vorzugreifen.

00:21:30: Ach so, ja sorry!

00:21:31: Sorry, nur in Teezer!

00:21:33: Genau, kann man was zumindestes sagen?

00:21:35: Man muss jetzt mal fragen, was ist überhaupt Kommunikation?

00:21:37: oder welche Art und Weise?

00:21:39: meine ich damit dass sich über Compliance in einem Video Berichte was im Unternehmen ausgestrahlt wird abrufbar ist Oder das ich Newsletter habe, was auch immer.

00:21:49: Sondern ich glaube es gibt noch ein anderer Ansatz Dass man durch seine Handlung kommuniziert man ja auch Wenn jetzt Kollegen aus Fachabteilung kommen und haben Fragen, ob sie zum Beispiel ein Geschenk annehmen dürfen oder ob Sie eine Einladung aussprechen dürfen.

00:22:02: Das ist ja einmal so die Klassiker gerade in unserem Business da kommt das alle naselang vor dass man dann erklärt was eigentlich der Hintergrund ist und dass man halt wirklich offen erzählt und erläutert wo man hin möchte und welche Fragen erst mal zu klären sind bevor man eine Empfehlung abgeben kann.

00:22:23: Und dadurch, wenn man das häufig macht und immer wiederholt, dann kann man auch Menschen erreichen.

00:22:31: Der wird nie alle erreichen im Unternehmen, niemals.

00:22:34: Aber ... Dadurch dass man jemanden geholfen hat und der zufrieden ist mit der Antwort und zumindest sie nachvollziehen kann?

00:22:43: Dann ist es ja auch ein Multiplikator, der sagt hier, es wurde mir geholpen, es war pragmatisch ich habe eine Antwort bekommen mit der kann nicht arbeiten.

00:22:50: Auch wenn ich so vielleicht nicht hundertprozentig richtig finde, aber ich kann damit umgehen und arbeiten.

00:22:55: Und ich glaube das ist auch eine Art der Kommunikation ins Haus rein.

00:23:01: Absolut.

00:23:01: also ich nehme da jetzt mit man kann nicht kommunizieren ja?

00:23:05: Also das ist das eine was wir mitnehmen.

00:23:07: die Nähe ist wichtig.

00:23:09: und Jetzt hast du über Geschenke gesprochen also über Freigabeprozesse wo Du auch stattfindest selbstverständlich.

00:23:15: Was mir da einfällt is Wir haben ja vorhin auch über Ressourcen gesprochen Prozesse gesprochen.

00:23:23: Und da komme ich jetzt nicht umhin zu sagen, dass natürlich auch Digitalisierung von Compliance-Prozessen eine wahnsinnige Unterstützung ist für Unternehmen und Organisationen die sich nicht einen Compliance Apparat leisten sondern wo Compliance ein Add-on ist.

00:23:41: also jetzt will ich nicht sagen das das für den Konzern nicht auch relevant ist aber insbesondere für den Mittelstand glaube ich es sich die Frage zu stellen ob eine digitale Lösung Und Digitalisierung von Prozessen nicht eigentlich einen Mehrwert bringt, weil ich mir in Wahrheit durch möglicherweise KI oder möglicherweise durch eine Digitalisierung mehr eine zusätzliche... automatisierte Ressourcen mitnehmen zu unternehmen und ich dadurch auch wieder Freiräume schaffe für mich als auch für die Kolleginnen und Kollegen.

00:24:09: Bei uns ist es so, wir verwenden Digitalisierung also bei uns sind genau diese Freigabeprozesse sind bei uns digitalisiert.

00:24:14: an dieser Stelle darf ich sagen wir verwende bei uns loop und bei uns ist das tatsächlich so dass wir in den freigabe Prozessen dass das System anhand der Richtlinien erkennt, bin ich innerhalb des Rahmens ja oder nein.

00:24:27: Das System gibt automatisch frei wenn es innerhalb der Richt Linien ist.

00:24:30: Das kommt gar nicht zu mir in die Compliance.

00:24:33: Ich beschäftige mich damit gar nicht weil das System schon freigibt und ablehnt wenn ein Red Flag ist.

00:24:37: Und was wir jetzt gemacht haben Wir haben die Führungskräfte im Mittelmanagement mit eingebunden.

00:24:43: Wenn ein Graubereich ist Dann muss die Führungskraft vorher freigeben.

00:24:48: Das ist ich delegiere diese Verantwortung eigentlich an das Management, an das Mittelmanagement und sage bevor du zu mir kommst und ich das Bottleneck bin als Compliance Officer der ja zusätzlich noch andere Aufgaben hat mach du im Prozess bitte dein OK oder dein Nogo und erst wenn du deine Entscheidung getroffen hast komme ich als Complience Officer.

00:25:08: Ich habe dann im System schon alle Informationen drinnen und kann dann viel schneller darauf reagieren, freigeben oder auch nicht.

00:25:14: Und habe es in Wahrheit schon dokumentiert.

00:25:16: Also das an dieser Stelle auch Digitalisierung – und da ist es egal welche Lösung man hat.

00:25:21: ja also nur zu sagen dass….

00:25:22: also hier ein Schaudort für Digitalisierung einen Schaudor zu setzen, das glaube ich haltig für relevant um den Mittelstand zu stärken oder Compliance im Mittelstand zerstärken.

00:25:33: Jetzt haben wir viel über Wirksamkeit gesprochen.

00:25:36: Ist deiner Meinung nach?

00:25:39: Compliance im Mittelstand wirksamer zu gestalten als in einem Großkonzern.

00:25:44: Oder ich frag da jetzt noch, ich hänge noch eine Frage dran ab wann ist für dich Compliance wirksam?

00:25:50: Okay also würde erst mal tatsächlich es leichter.

00:25:53: Also in gewisser Weise ist es leicht dar wegen der heute schon öfter erwähnten kurzen Entscheidungswege und auch wegen der deutlich überschaubaren Organisation.

00:26:03: Dadurch kann ja Compliance viel näher an den tatsächlichen Entscheidungen sein als in großen Konzernen, wo ich viele Hierarchie-Ebenen habe.

00:26:10: Wenn ich also riesig früh anspreche, kann ich auch schneller gemeinsam Lösungen entwickeln.

00:26:15: Kann die Themen schneller und direkter mit den Entscheidern besprechen?

00:26:19: Und wenn das gelingt... Dann kann Compliance im Mittelstand sogar sehr wirksam sein, weil man dann nicht nur über Regeln spricht und dass alles über Regelen funktioniert.

00:26:31: Sondern über Orientierung für diejenigen, die die Entscheidung treffen müssen.

00:26:35: Und das macht aus meiner Sicht auch wirksame Compliance aus.

00:26:40: Dass es bei den Entscheidern ankommt und denen klar ist ich habe Verstanden und aufwendig vielleicht nicht gut finde.

00:26:48: Ich habe es verstanden und weiß was es für Auswirkungen hat Und mir wurde eine Entscheidungsempfehlung gegeben und auf dieser Grundlage kann ich meine Entscheidung recht sicher möglichst recht sicher treffen.

00:26:59: Risiko, ein gewisses Risiko muss man ja immer mit einplanen gerade wenn ich in der Geschäftsleitung bin dann muss sich mit Risiken leben.

00:27:08: Ich muss halt abwägen okay ist das Risiko jetzt zu hoch oder zu niedrig?

00:27:12: Kann ich es machen oder kann nicht machen?

00:27:14: aber die Entscheidungsgrundlage, die Empfehlung, die gebe ich hierab als Chief of Blind's Officer damit dann die Geschäftsleider auch eine Entscheidung teilen können.

00:27:25: Und damit setzt du ja wunderbar auf, auf der letzten Diko-Bootcamp Folge wo es um Stickholder Management gegangen ist, wo natürlich Stickholder management auch Teil der Orientierung ist weil wir ja die Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen damit auch schaffen und somit mit der Nähe, mit der Klarheit geben wir Orientierung.

00:27:42: und somiti gestaltet sich natürlich die Wirksamkeit ganz besonders.

00:27:45: ich bin da bei dir.

00:27:47: das ist eigentlich ein wunderbarer Abschluss für eine Reise durch, was ist der Mittelstand?

00:27:53: Warum ist Compliance im Mittelstand wichtig?

00:27:55: und das nicht nur eine Frage des Hausverstands.

00:28:00: Compliance im Mittelstand auch effektiv, effizient und wirksam.

00:28:04: Wir haben über Herausforderungen gesprochen, wir haben über Lösungen gesprochen und damit mit der Wirksamkeit jetzt ein wunderbares Ende gefunden.

00:28:11: Lieber Jörg es war mir wirklich eine große Freude ich lass dich aber noch nicht gehen.

00:28:16: Es gibt ja zum Abschluss immer noch ein zweites wiederkehrendes Element.

00:28:19: unser erstes wiederkehlendes Element Das ist ja unsere Code-of-See Empfehlungsrunde und der hast du mit Bravur gemeistert.

00:28:25: Unser zweites wiederkehrendes Element, das ist unser Code of See C Wort also Compliance in einem Wort.

00:28:36: Lieber Jörg ich darf dich ersuchen mir dein C Wort zu nennen.

00:28:41: Mein C Wort ist Orientierung.

00:28:45: Öfter vor, Compliance soll ja Entscheidungen nicht verhindern sondern Orientierung geben.

00:28:51: Besonders in den Graubereichen also dort wo es keine einfachen Ja oder Nein Antworten gibt und das ist unsere Aufgabe als Compliance-Officer diesen Graubbereich auszuleuchten.

00:29:01: Kurzgefasst kann man sagen Compliance ist die Navigationshilfe aber im kein Verbot System.

00:29:06: Das ist im Wahrheit die beste Zusammenfassung, die wir jetzt hätte machen können.

00:29:10: Vielen herzlichen Dank!

00:29:11: Dein C-Wort das nehme ich sehr gern.

00:29:13: Das kommt bei mir selbstverständlich auf die Wand.

00:29:16: Das ist hervorragend.

00:29:18: Das entspricht nämlich auch genau dem wie Ich Kompliance verstehe also großartig.

00:29:21: Lieber Jörg danke fürs Teilnehmen.

00:29:24: vielen dank dass du heute bei mir im Podcast warst.

00:29:27: Danke dir lieber Martin hat Spaß gemacht.

00:29:29: Ja super, mir auch.

00:29:31: Also man merkt wir sitzen da tatsächlich im selben Boot.

00:29:33: hervorragend!

00:29:34: So vielen Dank fürs zuhören.

00:29:36: wenn Ihnen die Folge gefallen hat Wenn Ihnen ein Code of C generell gefällt dann freue ich mich natürlich über eine positive Bewertung auf der von innen genutzten Podcast-Plattform.

00:29:44: aktivieren Sie die Glocke auf Spotify folgens dem Podcast und mir bitte gerne auch auf LinkedIn und auf Instagram.

00:29:51: Wenn sie darüber hinausfragen haben zur Software von Loob Dann bitte einfach unter www.loop.at Kontakt mit uns aufnehmen.

00:29:58: Unser Versprechen ist immer aus der Praxis.

00:30:00: Für die Praxis, die Infos gibt's natürlich in den Shownotes und bitte folgen Sie auch dem TIKO, besuchen sie die Website www.tikominusev.de.

00:30:10: werden Sie Mitglied und engagieren Sie sich aktiv mit Gleichgesinnten im Thema Compliance!

00:30:14: Und mir bleibt bis zur nächsten Folge nur zu sagen bleiben Sie compliant und bleiben Sie vor allem ein guter Mensch, Ihr Martin Reich etc.